Kleinkunst Straßentheater Kabarett Variete Circus
Agenturen Wettbewerbe Comedy Galas Festivals

Mit einer kleinen Verzögerung geht Blue Harlekin jetzt online.

Text rext

Blue Harlekin
ein Produkt von Quibo e.K./Trottoir-online
Hannes Moser
50678 Köln

Tel.: +49 (0)221 -24 82 87

.........................................................................................................................

Der neue KünstlerBooking-Plattform für Veranstalter von Straßentheater-Festivals

Im Herbst 2019 geht die Internet-Plattform Blue Harlekin online. Sie wird entwickelt, um die Arbeitsprozesse, die in der Veranstaltungsbranche zur Planung von Straßentheater- Festivals entstehen, optimal zu unterstützen und somit Künstler und Veranstalter hinsichtlich des gegenwärtig generierten Zeit- und Arbeitsaufwandes zu entlasten.

Dies gelingt durch das Bereitstellen effektive Werkzeuge und Funktionen, die eine Verein-fachung und Beschleunigung von Routine-Arbeiten ermöglichen und alle Beteiligten nachhaltig Zeit und Kosten sparen lassen.

Die aktuelle Situation bei Festival-Bewerbungen

Veranstalter von Straßentheater-Festivals führen jedes Jahr in der Bewerbungs- und Planungsphase eine aufwendige zeitintensive Prozedur bei der Zusammenstellung und Auswahl der Künstlerbewerbungen durch.

Eine zentrale Plattform, auf die Veranstalter wie Künstler zur Vereinfachung dieses Prozesses zurückgreifen können, gibt es nicht. Veranstalter treffen ihre Künstlerauswahl im direkten Kontakt auf Festivals, mittels ihres vorhandenen Künstler-Pools und einer Unmenge an Bewerbungs-Mails, die kaum abzuarbeiten sind. Künstler versuchen ihrerseits an möglichst viele Veranstalter ihre Bewerbung-Unterlagen zu schicken: In der Gesamtheit ist es eine zirkulierende E-Mailmenge, die Spamcharakter bekommt und beim Veranstalter nicht nur die Kapazität von E-Mail-Postfächern an die Grenzen kommen lässt.

Die meisten Veranstalter verwalten ihre Kontakte individuell mit Insellösungen, in der Regel mit xls-Tabellen. Viele Prozessschritte werden manuell ausgeführt. Dies bindet in hohem Maße Mitarbeiter und kostet Zeit. Jeder Veranstalter erfasst nahezu die gleichen Künstler-Daten wie seine Kollegen auch, bekommt die gleichen neuen Programm-Infos von Künstlern gemailt, trägt die gleichen Aktualisierungen nach und legt dazu alles noch in oft unterschied-lichen Formaten ab. Eine regelmäßige notwendige Aktualisierung der Daten ist nur noch mit großem Ressourcenaufwand zu leisten. Ressourcen, die knapp sind und eher für den kreativen und konzeptionellen Part einer Veranstaltung verwendet werden sollten.

Blue Harlekin bietet eine effiziente Lösung

Ein zentraler Datenpool für Veranstalter und Künstler

Blue Harlekin ist eine Straßenkünstlerbooking-Plattform für Veranstalter von Straßentheater-Festivals, die den Rechercheaufwand für Künstler und Veanstalter von Straßentheater-Festivals in hohem Maße vereinfacht und damit nachhaltig Zeit und Kosten einspart. Die beteiligten Akteure aus dem Veranstaltungsbereich können sich hier präsentieren, ihre Daten systematisch ablegen und schnell Informationen, Texte und Bilder austauschen. Die von Künstlern und Veranstaltern im Internet verstreuten Websites sind zwar öffentlich zugänglich, da jedoch keine zentrale Datenbank für einen schnellen wechselseitigen Zugriff existiert, gestalten sich die Arbeitsprozesse aller Beteiligten mühselig und zeitraubend. Blue Harlekin stellt in Form einer Cloud diese zentrale gemeinsame Plattform zur Verfügung und wird zum Marktplatz für Veranstalter und Künstler.

Unkompliziert Portfolios erstellen und teilen

Künstler legen ihre Produktionen einheitlich strukturiert mit sämtlichen Informationen auf Blue Harlekin an - sie müssen nur noch ein einziges Mal ins Internet hoch geladen werden. Künstler erstellen so nur einmal ein Portfolio, das sie immerzu nutzen, bearbeiten und ergänzen können. Text- oder Bildänderungen stehen im Moment des Uploads allen Teilnehmern direkt und unmittelbar zur Verfügung. Bewerbungen für ein Festival sind so einfach wie nie: mit nur einem Klick wird dem Veranstalter die Bewerbung mit allen relevanten Informationen – ohne weiteren E-Mail-Verkehr – direkt im „Jury-Modul“ angezeigt. Dieses Modul erlaubt dem Veranstalter unmittelbar eine Auswahl zu treffen und Kollegen als Jury hinzuzuziehen. Künstler und Veranstalter sind stets über den aktuellen Status des Bewerbungsverfahrens informiert.

Veranstalter können ihre Festivals nach dem gleichen Prinzip einmalig auf Blue Harlekin anlegen und im Anschluss jederzeit modifizieren. Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert: dadurch greifen Künstler und Veranstalter immer auf einen zentralen und aktuellen Datenpool zu. Der Zugriff auf die Künstler-Datenbank ermöglicht dem Veranstalter ganz leicht Informationen zu Festivals und Ausschreibungen mit dem integrierten E-Mailer zu versenden. Benötigt ein Veranstalter neben den Basisinformationen des Künstlers weitere spezifischere Bewerbungs-Daten wie z.B. GEMA-Listen, so können diese individuellen Anforderungen der eigenen Ausschreibung modular hinzugefügt werden. Alle Daten können zur Weiterbearbeitung in eigene Büro-Software exportiert werden.

Der gesamte Datentransfer und die Kommunikation erfolgen webbasiert, sind also jederzeit und von überall mittels eines marktgängigen Browsers durchzuführen.

Vorteile & Funktionen

- Künstler-Produktionen, Festival-Profile und Informationen zu Ausschreibungen müssen
    nur einmalig im Internet hochgeladen werden.

- Das integrierte E-Mail-Programm ermöglicht eine direkte Kommunikation zwischen den
    beteiligten Künstlern und Veranstaltern aus Blue Harlekin heraus. Unübersichtlicher,
    externer E-Mail-Verkehr entfällt.

- Flexibilität durch modulare Erweiterungen.

- Neue Produktionen, Festival-Infos, Textänderungen u.v.m. stehen im Moment des
    Uploads allen Teilnehmern unmittelbar zur Verfügung.

- Alle Künstler-Informationen können in Projektlisten gespeichert und zur Weiterver-
    arbeitung in eigene Büro-Software exportiert werden (z.B. für eine Katalogproduktion).

- Das Jury-Modul erlaubt Veranstaltern in ihrem Account eine Jury für die Bewerbungen
    der Künstler anzulegen.

DATENSICHERHEIT: Die Daten werden in der Blue Harlekin-Datenbank zentral gespeichert, laufend gesichert und vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt. Die Datenhaltung erfolgt nur auf Servern eines zertifizierten deutschen Rechenzentrums. Die Einhaltung der DSGVO ist damit gewährleistet.

Screen: Das Festival-Profil

Hier sehen Sie ein Festival-Profil, wie es standardisiert auf Blue Harlekin von Veran-staltern angelegt werden kann. Möchte sich ein Künstler für das Festival bewerben, klickt er auf Bewerbung öffnen, kann ein kurzes Anschreiben verfassen, wählt seine Produktion aus, mit der er sich bewerben möchte und bestätigt seine Bewer-bung.

Im gleichen Moment stehen Bilder, Texte, PDFs, Videolinks etc. im Jury-Modul des Veran- stalters und parallel allen Jury-Mit-gliedern zur Verfügung und können bewertet werden. Der Veranstal-ter kann sie in unter-schiedlichen Produkt-ionslisten ablegen, die Daten selektieren, um sie so z.B. für einen Festival-Flyer, eine App etc. an die Grafik zu exportieren.

Screen: Das Produktions-Profil

Kuenstler_Profil
Hier sehen Sie ein Produktions-Profil, wie es standardisiert auf Blue Harlekin von Künstlern angelegt werden kann. Hat der Künstler mehrere Produktionen einge-tragen, werden diese zusätzlich zum aktuell gewählen als Vor-schaustreifen unter dem Profil angezeigt und können durch Anklicken geöffnet werden. Hat der Künstler die Produktion in mehreren Sprachen eingetragen, können sie im Profil geöffnet werden. Alle Profile können als PDF ausge-druckt werden. Manchmal ist ein auf Papier ausgedruckter Folder ganz praktisch.

Die nächsten Schritte

1. TECHNISCHE UMSETZUNG DES KÜNSTLER-MODULS

Im Anschluss an die Kulturbörse Freiburg 2019 beginnt die Programmierung der neuen OnlinePlattform blueharlekin.com. Die Programmierung wird in verschiedenen Phasen durchgeführt, wobei die technische Umsetzung des Künstler-Moduls den ersten Abschnitt bildet. Nach dieser ersten Phase können Künstler bereits vollständig ihre Produktionen mit allen Bildern, Infotexten, PDFs, Video-Links etc. auf „Blue Harlekin“ hochladen und ihre Portfolios erstellen.

2. LIVEGANG DES KÜNSTLER-MODULS

Nach Abschluss der ersten Programmierphase wird das Künstler-Modul online geschaltet und
sämtliche Veranstalter wie z.B. Festivals, Kulturämter, Stadtmarketing, Tourismusbüros u.v.m., erhalten direkt Zugang zu allen eingetragenen Produktionen. Der mehr als 3.000 Adressen umfassende Verteiler des Trottoir Printspecials „Straßentheater“ bildet den Adresspool der Veranstalter, die sich ab jetzt einfach und schnell Informationen über Künstler und Produktionen auf „Blue Harlekin“ einholen und gezielt ihre Festival-Ausschreibungen an die Künstler versenden können.

3. OPTIMIERUNG DES KÜNSTLER-MODULS

Innerhalb der ersten Nutzungsphase können noch konkrete Anforderungen sichtbar werden,
die Künstler und Veranstalter hinsichtlich Funktionalität und Handhabung an das Modul haben. Das Ziel von „Blue Harlekin“ ist es, Künstlern und Veranstaltern die Bewerbungs-prozesse für Straßentheater/Festivals deutlich zu vereinfachen. Dahingehend unterliegt die Umsetzung der Online-Plattform einem ständigen Optimierungsprozess, der im Austausch mit den tatsächlichen Nutzern durchgeführt wird.

Download: Infotext als PDF

WEITERE INFORMATIONEN

Kosten: Die Kosten zur Nutzung der Online-Plattform blueharlekin.com betragen für Künstler jährlich 79,- Euro.
Zum Start von blueharlekin.com erhalten Künstler einen besonderen Angebotspreis von
59,- Euro für das erste Jahr.

Kontakt: Wir informieren Sie über den jeweiligen Entwicklungstand der Webanwendung.
Senden Sie dazu eine E-Mail mit ihren vollständigen Kontaktdaten an blueharlekin@trottoir-online.de mit dem Betreff: Update

-----------------------------------------------------------------------------------------

Blue Harlekin
ein Produkt von Quibo e.K./Trottoir-online
Hannes Moser
50678 Köln

Tel.: +49 (0)221 -24 82 87

Web: www.BlueHarlekin.com (noch nicht online geschaltet)
E-Mail:blueharlekin@trottoir-online.de

ps. ... und jedes Projekt hat eine Vorgeschichte ...

Der Initial-Impuls

Trottoir hat 2016 für die Performance Paderborn die Künstlerbewerbungen betreut, Programm-Infos und Bilder für die Jury zusammengestellt und parallel für den Messekatalog und eine Messe-App aufbereitet. Dafür wurden - bei einem E-Mail Umschlag von ca. 900 Mails - rund 140 Std. aufgewandt. Anforderungsprofil und Aufwand für das Bewerbungs-verfahren der Performance Paderborn stellen hierbei nicht die Ausnahme dar, sondern sind sicher für die meisten Festivals ähnlich hoch.

Um diesen Aufwand zu reduzieren, wurde bereits für die Performance Paderborn 2017 eine mehrsprachige standardisierte Online-Anmeldung für Künstler entwickelt, aus der heraus Daten und Bilder für die einzelnen Organisationsbereiche exportiert werden konnten. So wurde der Zeitaufwand bereits um über 50% reduziert. Diese Online-Anmeldung wurde ebenso erfolgreich unter dem Namen SynchroBox für die Erstellung des Trottoir Specials Straßentheater 2018 benutzt. Die enorme Zeitersparnis bereits dieser einfachen Anwendung führte wie selbstverständlich letztlich zur Vision einer cloud-basierten gemeinsamen und zentralen Webanwendung, in die Straßenkünstler, Veranstalter und Festivals nur noch einmalig ihre Daten einspeisen und innerhalb der Anwendung komfortabel per Klick vernetzen.

2018 wurde das Konzept der Webanwendung abschließend entwickelt und Ende des Jahres eine klickbare Demo-Version rund 30 Festivals und Veranstaltern, kommunalen Kulturbüros, Agenturen und Künstlern online zur Ansicht und Bewertung frei geschaltet. Die Auswertung der Ergebnisse soll eine letzte Optimierung ermöglichen und erfolgt nach der Kulturbörse Freiburg 2019.

Illustration:
Harlekin / Figur des Calero von Anima Planet / Tomasz Reise